加工食品メーカーが直面するEDIとFAXの受発注業務を一元管理

2018.6.27

株式会社インターコム
営業本部
EDIグループ
グループ長

多勢 浩之 氏

多勢 浩之 氏

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 流通BMSの普及で大手小売事業者を中心にEDI化が進みつつあるが、中小を含む小売事業者は、依然としてJCA手順やFAXによる受発注が多く、メーカーや卸売事業者は、EDIと既存手順の両方の対応が迫られている。一方、メーカーは生産のために原材料メーカーへの発注業務も日常的に行っている。そちらの取引は依然としてFAXによる発注が大半を占めるのが現実だ。メーカーはEDIとFAXが混在する受発注業務をどのように効率化すれば良いか。EDIソリューション「Biwareシリーズ」を提供するインターコムに現状と対応策を聞いた。

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加工食品メーカーと原材料メーカーはいまだにFAXの受発注が主流

 メーカーの中でも日々の受発注が多いのが加工食品メーカーだ。毎日一定量の取引があり、決まった梱包状態で発送を繰り返すことが多いため、EDI化が進めやすい。加工食品メーカーと小売事業者や卸売事業者との受発注は、流通BMSの普及も手伝いEDI化が進んできた。もちろん、中小の小売事業者までEDI化が拡大していないこともあり、従来のJCA手順やFAXによる受発注は依然として残っているものの、24年のISDNデジタル通信モードの廃止に向けて、移行は徐々にではあるが進んでいる。

 

 しかし、加工食品メーカーは小売や卸とばかり取引しているわけではない。商品を生産するために、上流工程の原材料メーカーとも日々取引を行っている。ところが、原材料メーカーへの発注は、FAXが大半を占めており、注文書をFAXで送り、納品書や請求書などは紙の書類で受け取るケースが多い。多勢氏は「加工食品メーカーと原材料メーカーの間には、流通BMSのような標準的なデータ通信の規格はありません。各業界団体が独自にルールを定める傾向にあり、依然としてFAXによる受発注が一般的で、IT化が遅れている領域になります」と説明する。

 

 もちろん、FAXシステムを導入して受発注業務をIT化している加工食品メーカーも少なくないが、対小売・卸向けのEDIシステムとFAXシステムは別々に管理しなければならないなど課題が多い。インターコムでは、このようなEDIとFAXが混在する受発注業務を一元管理するために、2つの機能を合体した「Biware EDI Station 2」を提供している。

 

 

 

EDIとFAXの受発注業務を一元的に管理する「Biware EDI Station 2」

 Biware EDI Station 2は、流通BMSで採用しているインターネット手順のJX、ebMS2.0、EDIINT AS2などに対応し、レガシー手順においてもJCA、全銀TCP/IP、FAXなどに対応しているため、既存の取引はほぼ100%カバーすることができる。既存のFAXシステムやEDIシステムをリプレースする際、あるいはどちらかのシステムを新規で導入する際、Biware EDI Station 2を導入すれば、小売・卸とのEDI取引から、原材料メーカーとのFAX取引までが1つのシステムで完結する。

 

 システム更改のタイミングはそれぞれだが、まずはBiware EDI Station 2で流通BMSに対応してから、後でFAXシステムを移行していく、あるいは先にFAXシステムをBiware EDI Station 2に切り替えてから、徐々にEDIシステムへ移行していくなど、切り替え方法は現在の環境に合わせればよい。

 

 「場合によっては単体で導入するより、初期コストはかかることもありますが、運用面で考えれば2つのシステムの面倒を見る必要もなく、今後のシステム拡張の柔軟性を考えるとトータルコストでは優位となります。サーバーの仮想化にも対応しているので、冗長構成を取ることも簡単です」(多勢氏)

 

 EDIやFAXのジョブフローが簡単に作成できるのもBiware EDI Station 2の特徴だ。取引業務に必要となる一連の処理の流れは、ワークフロー作成の画面上で、マウスのドラッグ&ドロップの操作によって処理アイコンを配置していくだけだ。対話形式のウィザード画面に従って質問に答えていくだけでワークフローが作成できる機能も搭載している。

 

 「例えば、スケジュール設定されたタイミングで受注データを受信し、データレイアウトの変換などを行ってCSVファイルとして出力、それを基幹システムに登録するといった一連の自動処理の定義を簡単に作成できます。基幹システムから発注データを出力してEDI/FAXで送信するまでの発注処理、あるいはEDI/FAXで受信したデータを基幹システムに登録するまでの受注処理が数秒から数分という短時間で終えることができ、業務改善による働き方改革にもつながります」(多勢氏)

 

 

 

 

FAX機能は実績豊富な「まいと~く FAX」との連携で実現

 Biwareシリーズの売上は約20年間で累計24万本を突破。流通・製造・金融をはじめ、6万社以上の採用実績がある。創業時から通信ソフトの製造と販売で実績を重ねてきたインターコムは、FAXサーバーソフト「まいと~く FAX」シリーズも長期にわたって販売を行っており、こちらもシリーズ累計で1万4,000社の採用実績を誇る。Biware EDI Station 2のFAX機能は、まいと~く FAXシリーズの最新プロダクトである「まいと~く Center Hybrid」との連携により実現しており、基幹システムが出力したCSVファイルをもとに、複数の送信先に対して異なる帳票イメージを自動送信するといったFAX送信にも対応できる。

 

 その他にも、小売別の納品伝票や指定帳票出力に対応した「Biware らくらく受注 Pro 2」を用意し、流通BMSで新しい得意先を追加する際にも、小売事業者別のアダプターを追加するだけで対応できるようになっている。

 

 加工食品メーカーと原材料メーカー間の受発注は、小売を中心とした流通BMSでは触れられて来なかった領域だが、加工食品メーカーにとっては小売との取引と同様に重要な意味を持つ。この際、受発注業務の全体最適化の観点から、EDIシステムとFAXシステムのハイブリッド化を検討してみるのもいいだろう。

 

 

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